试论我国公司资本制度的重构/王兆华

作者:法律资料网 时间:2024-06-30 11:44:37   浏览:8375   来源:法律资料网
下载地址: 点击此处下载
试论我国公司资本制度的重构

王兆华 杨立忠 周宁

 
[摘 要]值此《公司法》修改之际,本文探讨了我国公司资本制度存在一些缺陷,并建议从以下几个方面予以完善或予以明确:用折衷资本制取代法定资本制;发起人和股东对公司资本不足额的补缴责任;对股东与公司之间交易的限制;公司董事及经理对公司实质性减资的责任;股东虚假出资或抽逃出资时对公司债权人的责任;注册资本验证机构的制约机制。


[关键词]公司资本制度 缺陷 立法完善

引论
《公司法》已经10岁了!现在正面临着修改,在诸多问题之中一个重大的问题是公司资本制度的重构问题,“公司资本制度是指公司依一定的原则对公司资本所做出的相关规定的总和。”[1]公司资本制度是现代公司制度的基础,因为公司资本不但是公司法人资格存在的物质条件,是股东对公司承担有限责任的界限和股东行使股权的根据,而且公司资本也是构成公司对外信誉的重要基础,是公司举债及债权人实现其债权的重要保证。在当前我国《公司法》修改之际,公司资本制度的完善是一个热门话题,一方面在于我国《公司法》的资本制度方面的确存在着诸多缺陷,始终为学者们所关注,另一方面在于它对我国建立现代企业制度、完善市场经济体制等都具有重大的意义。本文拟对我国现行《公司法》中资本制度存在的一些问题做个探讨并提出建议,以期对目前我国《公司法》修改中的资本制度的重构能够有所裨益。

一、《公司法》公司资本制度的缺陷

(1)严格的法定资本制
法定资本制为法国所首创,后来为其他大陆法系国家所普遍采用。“法定资本制也称确定资本制,是指在设立公司时,发起人必须按照章程中所确定的资本数额,足额缴齐或募足后,才能使公司成立的一种资本制度”。[2] 法定资本制的核心是资本确定原则,其实质是公司依章程资本全部发行并足额实缴而成立。我国《公司法》第23、78条规定,注册资本为在公司登记机关登记的全体股东实缴的出资额(或实收股本总额)。第25、26条规定:“股东应当足额缴纳公司章程中规定的各自所认缴的出资额”“股东全部缴纳出资后,必须经法定的验资机构验资并出具证明”。上述各条规定都证明这样一个事实,即:我国《公司法》实行的是严格的法定资本制,“我国公司资本制度为目前世界上最为严格的一种公司资本制度,不仅要求设立公司时须在章程中明确规定公司资本数额”, [3]而且要求该资本数额全部发行完毕并一次全部缴足股款,既不允许授权董事会发行部分股份,也不准许认股人分期缴纳股款。

(2)较高的最低注册资本额
在大陆法系国家,用立法规定设立公司所必须达到的最低资本额,其目的是用立法保障公司设立目的的实现,从而维护整个社会交易的安全。但是值得我们注意的是,“《美国标准公司法》早在1969年就取消了有关公司最低资本额的规定,同时也取消了一些相类似的规定”。[4]我国《公司法》师从其他大陆法系国家,在第23条和第78条对公司的最低资本额作了规定,但是这个“最低资本额”的门槛实在高,这已为学者们所共识,也许它适合于10年前的中国,但是现在如此高的最低资本额已经制约了我国公司制企业的发展,已是客观事实。“在注册资本问题上,我国的注册资本在规定上是偏高了一点,有限公司的注册资本搞了那么多种类,应予以简化”。[5]根据现行《公司法》,人们普遍感觉公司难办,因为办一个公司最低注册资本也要10万元。“我国是一个西部很多人温饱问题还未解决的很穷的发展中国家,却有全世界最高的法定资本,最高的投资成本”,[6]这必然大大限制了公司的创办,不利于实现启动比间投资,促进经济增长,实现产业结构调整,也不利于实现下岗职工的再就业,也许美国的公司法的规定值得我们深思,至少也能给我一点启示。

(3)增资条件太严而减资条件又太简
目前我国《公司法》依然固守传统大陆法系公司资本制度的内容,没有体现当今世界公司资本制度改革的潮流,这些就集中体现在我国公司法对增减资本的态度上:增资条件过严而减资条件又太简。
增资本质上增强了公司的经济实力,无论是对公司还是对债权人都是极为有利的,故各国立法对此规定的条件相当宽松,限制较少。我国《公司法》不允授权发行资本,增加资本途径主要体现在第137条发行新股的规定里。依照该条规定,公司至少在成立3年后才能通过发行新股的方式来增加资本。时间限制如此之长且毫无变通的余地,不但会严重制约公司对资本增加的需求,还制约了公司竞争能力的提高。除时间条件外,第二款规定了公司业绩条件,这样要求主要是出于保护股东利益的需要,无疑是正确的,但是一律要求公司最近3年的连续盈利,并可向股东支付股利后,才可以发行新股的方式增资,就未免过于苛刻。此外,若虽然连续3年盈利,却不能连续3年向股东支付股利是否可发行新股,规定的却不明确,也有待明确。我国台湾地区《公司法》第270条的规定,只要不出现连续两年的亏损或资不抵债的情况,公司就可以增资发新股。可见,我国《公司法》对公司增资的要求确实太高。除此以外还须满足利润预测的条件,即预期利润率可达同期银行将款利率。这里同期银行存款利率也就是指增资发新股以后的银行利率。而银行存款利率在一定时期内会任何变化并非一般公司所能预测得到的,硬要公司作这样的预测,实属强人所难,也是超乎常理的。另外,该条第三款规定公司在最近三年内,若财务会计有虚假记载,也不得增资发新股,其合理性也是令人怀疑的。
公司减资,是指公司成立后依法定程序减少资本额的行为。出于它会在事实上减弱公司对债权人利益的保护力度,并有可能危及交易的安全,故必须依法定的条件及程序进行。减资的实质性条件,我国《公司法》没作具体规定,相对于增资的条件,《公司法》对减资条件的规定要宽松得多,减资与否以及如何减资,在很大程度上几乎全凭公司的自己的意志。我国《公司法》对此几乎无任何规定。“应该说,我国《公司法》对由公司减资而带来的股东利益保护问题并没有给以应有的重视”。 [7]这虽然给了公司极其自由的减资决定权以适应其实际需要,但极有可能因立法的过度宽容而导致这种权力在实践中被少数公司滥用,从而造成债权人或股东利益的受损。
此外,增资的程序也过于繁琐,“倘每次增减资本都需修改章程、召集股东会、注册登记,不仅增加了集资成本,董事、经理亦难以利用商业机会而及时做出有利于公司的决策。” [8]为此,我国应简化增资程序,降低增资条件,拓宽增资渠道,并对减资的法定条件予以明确,以完善这些立法的缺陷。

(4)其他缺陷
(1)我国《公司法》规定,有限责任公司成立时,发现非现金出资的实际价额显著低于章程所定价额时交付该出资的股东补交其差额,公司设立时的其他股东对此承担连带责任。一个问题是,这一规定是否适用于股东以现金出资的情形?因为尽管从现行规定推理,公司成立之时,现金出资应当已经交纳完毕,并不存在出资低于章程规定的问题,但是实践里,这种情况却是屡禁不止的,主要有虚报注册资本,股东虚假出资或出资后抽逃出资。另一个问题是,对于非现金出资的,对于在公司成立后作为出资的实物,知识产权等如果因为市场的变化发生了贬值,而导致实际价额显著低于章程所定价额时,由谁承担责任?如果适用这一条的规定,是否合理?“就此而言,公司法此条规定不妥当”。 [9]
(2)在公司成立后的增资时,股东虚假出资或者出资后又抽逃出资导致出资低于章程规定的数额时,董事会是否应当承担连带责任?《公司法》没有规定。
(3)在公司不能清偿债务,同时存在公司股东虚假出资此抽逃出资的,债权人能否直接向该股东请求清偿?请求清偿的范围有多大?《公司法》没有规定。
(4)《公司法》对资本验证机构相关的一些问题特别是对验资机构的制约机制规定不够全面;出资的形态仅列举了货币、实物、非专利知识产权、土地等5种,这样的规定是否合理值得研究,也有待《公司法》修改时予以完善。
此外,公司注册资本种类繁多,也有待简化,譬如仅有限责任公司就有四种,此外还有一种特种行业另行规定。

二、《公司法》公司资本制度的重构

(1)用折衷资本制取代法定资本制
我国股份公司采用的是严格的法定资本制度,此制度已被大陆法系各国所逐步淘汰,“60年代之后,大陆法系国家均在一定程度上吸收了授权资本制” [10]。法定资本制的弊端主要表现在;“法定资本制要求公司在设立时股东认缴的出资全部到位,不利于公司的及时设立,容易造成公司资本的闲置”。[11]其次资本变更程序极其繁琐。
法定资本制约我国股份公司的设立及发行新股而造成的障碍以及所带来的低效率和负作用已是客观事实。“根据资本确定原则,首期发行五千万元股份的公司.可以因为五千万元股份无人认购而无法成立,如此巨大的比价.仅仅是为了保护当时还不存在的债权人,其合理性是令人怀疑的。”[12] “在注册资本问题上,我国的注册资本在规定上是偏高了一点”。 [13]《公司法》将上市条件订在5000万元的高位,使得一批业绩较好的中小国有企业、集体企业无法满足上市公司的条件.因而为了能够凑够法定资本满足上市条件而进行低效益的购并、重组,这样,规模上去了,而盈利和资本质量却下去了,实属得不偿失。
既然法定资本制弊端重重,那么我国可否采用授权资本制呢?“授权资本制,又称资本授权原则,是指公司只要在章程中记载注册资本额和设立时发行的股本或股份额,股东不必认足或缴足全部注册资本,公司即可成立的原则。未发行或未缴足部分的股本,允许公司或股东于公司成立以后发行或缴足。” [14]授权资本制对公司资本的发行和募集采取了十分灵活的作法,设立公司.使公司的设立变得方便快捷,成本降低;未发行的资本由公司董事会根据公司经营发展状况的需要,随时发行,使公司资本的增加避免了修改章程的烦琐程序,适应了市场经济对公司高效率运作的要求。但是,授权资本制容易诱发公司设立中的欺诈和投机行为;不确定的实收资本削弱了对债权人的信用基础,显然也存在者重大弊端。
鉴于法定资本制与授权资本制各有利弊,因此最佳的选择我国就是采用折中的做法即采用折衷资本制,“折衷资本制减少了公司设立的难度,避免了因公司资本闲置造成的浪费。同时,对公司股份首次发行的数量及公司股本总额发行的年限做出规定,又使公司资本相应地确定与稳定,有利于保障债权人的权益”[15]。这样就可以扬法定资本制和授权资本制之长而避二者之短,这也是顺应国际公司立法的发展趋势。“折衷资本制又称认可资本制,是介于法定资本制和授权资本制之间的一种新的公司资本制度,是两种制度的有机结合。”[16]在我国的外商投资法中规定的外商投资注册资本制度就是这种折衷资本制度的运用。这种模式是由德国在上个世纪30年代所首创,“许多大陆法系国家、包括台湾地区,现在都实行折衷授权资本制(尤其对服份有限公司)这一制度,既放松了对公司设立的资本要求,又可保证公司于成立时实际拥有必要的资本。其做法,值得我国借鉴”。[17]但是它并不是一种固定的资本制度模式,各国公司立法从本国的实际情况出发,在设计公司资本制度的具体规范时,采用了不同的立法技术和方式,从而使其适合本国的国情。
(2)发起人和股东对公司资本不足额的补缴责任
其一,有限公司股东和董事对公司资本不足额补缴的连带责任
在实行法定资本或授权资本制的国家,依法定条件和程序,一次缴清不低于注册资本法定最低限额的资本,是公司成立的要件,也是股东对公司的义务。
首先,鉴于有限责任公司设立时股东之间的特殊关系,同是也为了加强股东的相互监督,凡不履行义务,对造成公司资本不足负有责任者,应对公司资本的补缴承担连带责任,而不问此种出资是在公司设立时,还是公司成立后的公司增资过程中;其次,由于董事在公司经营管理的地位和作用,公司在成立之后的增资过程中,旧股东的虚假出资或抽逃出资造成的股东出资显著低于章程所定数额的,负有责任的公司董事应承担连带责任。因此,应将《公司法》中关于有限责任公司设立时的股东以非货币出资造成公司资本不足时的连带补缴责任应扩展适用于股东以货币出资的情形,同时此种连带责任应适用于公司增资时的资本缴纳,此时连带责任的主体应当包括负有责任的公司董事。
其二,股份有限公司发起人对公司资本不足额补缴的连带责任
由于发起人在股份有限公司中的特殊法律地位,大多数国家法律规定了发起人的义务,这种义务也包括对公司资本不足额的义务。这种规定的有利之处在于,通过加重发起人的义务和责任,使其在公司设立的过程中依法履行义务,防止引起公司资本不足。另外即使出现公司资本不足的情况,公司也能通过法定程序,及时填补资本亏空。与国外公司法规定相比,我国《公司法》没有专门就发起人对公司资本不足额的连带补缴义务做出明确规定,不能不说是一个大的疏漏。因此,建议《公司法》应增加这方面的规定。

(3)股东与公司之间关联交易的限制问题
在我国《公司法》实施之后,股东虚假出资骗取公司登记的情况虽然得到抑制,但股东采用各种手段抽逃出资的现象却有所增加。在现实中,有相当部分的抽逃出资是通过股东与公司之间交易实现的。其原因是多方面的,但是从立法的角度看,《公司法》本身欠缺一套完善的预防和处罚措施不能不说是一个极为重要的原因。因此,应当参照发达国家公司法的相关规定对股东与公司之间的交易作了限制性的规定。
下载地址: 点击此处下载

转发市科委市财政局拟定的天津市科技创新专项资金管理办法的通知

天津市人民政府办公厅


转发市科委市财政局拟定的天津市科技创新专项资金管理办法的通知
  津政办发〔2005〕035号

  各区、县人民政府,各委、局,各直属单位:

  市科委、市财政局拟定的《天津市科技创新专项资金管理办法》已经市人民政府领导同志同意,现印发给你们,请照此执行。

                二○○五年六月三日

       天津市科技创新专项资金管理办法

           第一章总则

  第一条为促进科技成果转化和高级人才引进,全面发挥科技进步对于经济社会全面、协调、可持续发展的核心引领和支撑作用,根据《国务院办公厅转发科学技术部财政部关于科技型中小企业技术创新基金的暂行规定的通知》(国办发〔1999〕47号)精神及财政财务制度的有关规定,结合我市实际情况,制定本办法。

  第二条天津市科技创新专项资金是市人民政府设立的用于引导本市企业及科研单位吸引优秀人才、引进具有国际先进水平高新技术和支持自主知识产权重大科技成果转化的专项资金。

  第三条天津市科技创新专项资金的管理和使用,应遵照国家的有关法律、法规规定,符合国家及我市产业政策。遵循诚实申请、公开受理、择优支持、目标管理、专款专用的原则,确保天津市科技创新专项资金规范、安全和高效使用。

  第四条天津市科技创新专项资金的来源主要有:

  (一)财政预算安排的天津市科技创新专项资金;

  (二)天津市科技创新专项资金的银行存款利息;

  (三)天津市科技创新专项资金投资回收的资金;

  (四)其他资金。

  天津市科技创新专项资金当年未安排的资金结转下年,滚动使用。

  第五条由市人民政府主管科技和财政的领导同志以及市有关部门主要负责人组成天津市科技创新专项资金领导小组,负责确定年度工作重点和审批立项等重大事项。

  第六条由市科委、市财政局等部门组成天津市科技创新专项资金领导小组办公室(以下简称“办公室”),办公室设在市科委。负责受理项目申报、项目初选和提出评估项目名单,组织天津市科技创新专项资金专家咨询委员会对申报项目的技术水平和经济效益进行评估论证,提出资助经费建议,进行日常管理、检查验收和综合统计等事项。

  第七条由我市相关领域知名专家组成天津市科技创新专项资金专家咨询委员会,负责申报项目的整体技术经济评价、立项建议和执行情况、年度评估等咨询工作。

       第二章  支持范围、方式与额度

  第八条天津市科技创新专项资金主要用于以下方面:

  (一)支持具有国际先进水平、拥有自主知识产权的重大科技创新成果转化,支持农业高科技成果转化。

  (二)支持国内外拔尖人才、优秀团队和知名科研机构携带技术、资金来津创业。

  (三)支持资源、环保、卫生等重大社会公益性科技工程的应用基础研究和技术开发。

  (四)支持购买先进技术、引进高级人才以及科技成果转化过程中支出的聘请专家、委托中介机构等费用。

  第九条根据申报项目特点,从天津市科技创新专项资金中分别以无偿资助、贷款贴息、资本金投入等方式给予资助。原则上一个申报项目只能申请一种资助方式。资助额度一般为500至1000万元,对提升我市科技竞争能力和产业升级有重大意义的申报项目上不封顶。

  (一)无偿资助:主要用于技术购买费、工程咨询设计费、人员费、试验运行费、大型仪器设备费、科技基建费、国际合作费等的补贴。

  (二)贷款贴息:原则上按不低于银行贷款年利息的50%给予补贴。

  (三)资本金投入:经天津市科技创新专项资金领导小组批准的资本金投入项目,可由天津市科技创新专项资金领导小组明确委托有关国有资产授权经营公司进行管理。

      第三章项目申请、审批与资金拨付

  第十条凡符合天津市科技创新专项资金支持条件的申报项目,由项目承担单位向办公室提交立项建议书;初步审查符合要求的申报项目,经局级(或区县)主管部门审查后,向办公室正式提出立项申请。办公室随时受理申请,进行形式审查,出具受理通知书。

  第十一条正式受理的申报项目,应向办公室提交以下材料:

  (一)《天津市科技创新专项资金项目申请书》;

  (二)《天津市科技创新专项资金项目可行性研究报告》及有关证明材料(包括成果来源和权益证明、企业法人营业执照、专利证明、高新技术企业认定证书、经审计的年度会计报表等);

  (三)局级(或区县)主管部门出具的《推荐意见书》。

  第十二条天津市科技创新专项资金专家咨询委员会对受理项目的市场前景、技术创新性、技术可行性、风险性、效益性、申报单位的经营管理水平等进行客观评估、论证,并提出立项建议。办公室审核汇总后报请天津市科技创新专项资金领导小组审批,一般每季度审批一次。

  第十三条按规定需要招标的受理项目,通过招标方式确定承担单位。

  第十四条经天津市科技创新专项资金领导小组批准的支持项目,由办公室向项目承担单位和局级(或区县)主管部门下达立项通知和天津市科技创新专项资金计划,并与承担单位签订《天津市科技创新专项资金项目执行合同书》。

  第十五条市财政局按照天津市科技创新专项资金领导小组批复的资金使用计划,将天津市科技创新专项资金及时拨付至项目单位,并负责天津市科技创新专项资金的使用管理与监督。

         第四章项目管理与监督

  第十六条  天津市科技创新专项资金项目承担单位应按照《天津市科技创新专项资金项目执行合同书》的有关条款,实行目标责任制管理,项目法人、首席专家分别承担实施、技术管理职责。引入中介机构推行项目监理制。

  第十七条天津市科技创新专项资金项目承担单位要自觉接受办公室和监理机构对项目实施过程的监督、检查,并按半年和年度向办公室报送项目进展和资金使用情况。

  第十八条天津市科技创新专项资金支持项目完成后,由承担单位和各责任人作出工作总结报告、技术报告、绩效分析报告和经费决算报告,办公室组织天津市科技创新专项资金专家咨询委员会或监理机构对项目进行验收,验收时可对承担单位使用天津市科技创新专项资金情况进行必要的审计。通过验收的项目由办公室出具验收合格通知书。

  验收的主要内容包括:

  (一)合同计划进度执行情况;

  (二)经济、技术指标完成情况;

  (三)研究开发取得的成效情况;

  (四)资金落实与使用情况;

  (五)实施前后,承担单位的整体发展变化情况。

  第十九条因客观原因,项目承担单位需对项目目标、进度和经费进行调整或撤销时,应提出书面申请,经办公室审核并报天津市科技创新专项资金领导小组批准后执行。

  第二十条如发现承担单位有严重违约行为,办公室将依据项目合同书的有关条款撤销或中止项目执行合同。对撤销或中止的项目,承担单位应进行财务清算,将已拨付的天津市科技创新专项资金上缴市财政局。

  第二十一条办公室对有关机构、有关人员在项目申报、实施、管理中弄虚作假、玩忽职守、以权谋私者,提出行政处分建议,情节严重构成犯罪的,依法追究其法律责任。

  第二十二条对项目执行好、经济社会效益显著、社会影响良好的承担单位和个人,办公室上报天津市科技创新专项资金领导小组同意后,以天津市科技创新专项资金领导小组名义给予表彰。

  第二十三条办公室每年年底前,综合天津市科技创新专项资金支持项目的执行情况和使用情况,编制年度执行报告,上报天津市科技创新专项资金领导小组。

           第五章附则

  第二十四条本办法自公布之日起试行。

               天津市科学技术委员会

                 天津市财政局

              二○○五年四月二十九日


忻州市人民政府办公厅关于印发忻州市人民政府办公厅公文处理办法的通知

山西省忻州市人民政府办公厅


忻州市人民政府办公厅关于印发忻州市人民政府办公厅公文处理办法的通知

忻政办发〔2012〕10号


各县(市、区)人民政府,市人民政府各委、局、办:

经市政府领导同意,现将《忻州市人民政府办公厅公文处理办法》予以印发,请遵照执行。原《忻州市人民政府办公厅关于印发〈忻州市人民政府办公厅公文处理办法〉的通知》(忻政办发〔2010〕252号)同时废止。

附件:收文流程图

发文流程图




二O一二年三月二日



忻州市人民政府办公厅公文处理办法


第一章 总 则


第一条 为进一步提高办公厅公文处理质量和效率,进一步加强公文处理的规范性、科学性,根据《国家行政机关公文处理办法》和省政府办公厅《关于印发山西省人民政府办公厅公文处理办法的通知》要求,结合市政府领导要求和办公厅工作实际,制定本办法。

第二条 市政府及其办公厅公文是履行市政府职能,在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是执政为民、依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效、“一口进一口出”的原则,做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第六条 市政府办公厅公文处理机构:

机要文书科是负责市政府办公厅公文处理工作的管理机构,负责承办国务院及国务院办公厅、省政府及省政府办公厅、市委及市委办公厅、各县(市、区)人民政府、市直各部门、省驻忻单位等来文的收发运转工作,负责承办市政府及市政府办公厅公文审核制发工作,负责对全市行政机关公文处理工作进行业务指导。负责已办结公文的整理(立卷)、归档、管理工作。

秘书一科、秘书二科、秘书三科、秘书四科、秘书五科、秘书六科、信息科(秘书七科)负责相关业务的公文办理。

办公室负责承办省直各厅、局和全省各市来文及办公厅内部事务来文的办理;

会务科负责承办市政府及市政府领导召开、出席的会议、活动的公文办理;

督查室负责市人大、市政协转来有关建议和提案的办理以及市政府督查事项的公文办理;

市政府应急办负责突发事件的公文办理;

其他科室负责承办各自工作职责范围的公文办理。

第七条 各科室应高度重视公文处理工作,认真遵守本办法。


第二章 常用公文种类及发文字号


第八条 市政府及其办公厅常用的公文种类主要有:

(一)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

(三)通知。适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

(四)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(五)议案。适用于市政府按照法律程序向市人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

(六)报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复询问。

(七)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(八)批复。适用于答复下级机关的请示事项。

(九)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条 发文字号及签发:

(一)忻政发。市政府发布全市重大战略决策、政策措施,要求各县(市、区)人民政府、市直各部门长期贯彻执行的文件。分管副市长审核后,由市长签发。

(二)忻政。市人民政府向省政府的请示、报告。由市长签发。

(三)忻政函。市政府向市委、市人大常委会报送材料,请求批准事项;向省政府各厅、局报送材料、请求批准(询问)事项的函;与兄弟市政府或其他不相隶属单位商洽工作;对下级机关请示事项的批准、答复和批复;对某一方面工作做出安排、通报、奖惩等文件。市长签发。

(四)忻政发(密)电。市政府向省政府及省政府各厅报送较紧急的请示事项或情况报告。向全省各市政府或其他不相隶属单位商讨较紧急的事项;要求各县(市、区)人民政府和市直各委、局、办尽快贯彻落实的重大事项文件。由市长签发。

(五)忻政任。市政府对市委常委会、市人大及其常委会、市政府常务会议等会议议定的人事任免文件。由市长签发。

(六)忻政办发。市政府办公厅按照市政府工作部署,发布某一阶段对某项工作的安排,要求各县(市、区)人民政府、市直各部门贯彻执行的文件。由市政府秘书长签发,重大事项报告市长或分管副市长签发。

(七)忻政办函。市政府办公厅与兄弟市政府办公厅或其他不相隶属单位商洽工作;答复下级机关请示事项的批复;对某一具体工作进行安排,包括情况通报、奖惩通报;设立和调整市政府领导参加的临时议事协调机构等。由市政府秘书长签发,重大事项报市长、分管副市长阅示。

(八)忻政办发(密)电。市政府办公厅与省政府办公厅及省政府有关厅局、兄弟市政府办公厅或其他不相隶属单位商讨较紧急的事项;转发省政府办公厅明(密)传电报内容;要求各县(市、区)人民政府、各部门尽快贯彻落实的事项;由市政府领导出席的会议、活动通知等。由市政府秘书长签发,重大事项报市长、分管副市长阅示。

(九)忻政办。市政府办公厅内部重要工作、重要制度、工作规范发布,要求内部各科室及工作人员遵照执行的事项。由市政府秘书长签发。

(十)会议纪要。

1、市人民政府常务会议纪要。对省委、省政府及市委重要决定事项,市政府工作中的重要事项、议案、报告,审议政府规章草案,全市国民经济和社会发展全局性问题,全市经济形势及安全生产形势,市政府各部门和各县(市、区)人民政府请示市政府的重要事项,需要市政府审定的政府机构设置和职能确定,政府系统人事任免事项,需由市政府审定的财政重大支出、市属国有企业对外重大投资等的传达、研究、讨论、决定事项,形成会议纪要,由市长签发。

2、市人民政府专题会议纪要。对市政府日常工作中重要问题,涉及某一方面、行业、系统重要问题处理协调,涉及多个部门有关问题协调,上级重要会议的贯彻意见,市政府拟发布的重要文件,市长、副市长确定的其他事项研究、讨论、决定事项,形成会议纪要,由召集和主持会议的市长、副市长审定签发。

3、市政府办公厅会议纪要。需由市政府办公厅协调、涉及某一具体问题的研究、讨论、决定事项,形成会议纪要,由秘书长签发。

(十一)上述发文类别中,属于规范性文件范围的,按照《山西省行政机关规范性文件制定程序暂行办法》执行。


第三章 行文规则


第十条 各县(市、区)人民政府、市直各部门对报送市政府的公文,应当符合《国家行政机关公文处理办法》的规定。

第十一条 行文应当确有必要,注重效用。

第十二条 向市政府报送公文,内容应当为需要报告的重大事项,市政府要求报告办理情况的事项,须经市政府审批或者决定的事项。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,下级机关应当向直接上级机关请示和报告,不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告的,应当抄送被越过的上级机关,并注明理由。向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

第十四条 市政府办公厅受理各县(市、区)人民政府,市政府工作部门、部门管理机构、市直属事业单位、市属国有企业等下级单位的公文。县级人民政府和市政府工作部门应当通过市政府向省政府报送公文,市政府工作部门的下属单位应当通过市政府工作部门向市政府报送公文。

第十五条 属部门职权范围内事务一般不要请示市政府;应由部门自行发文或联合发文的,一般不得要求市政府批转或市政府办公厅转发。

第十六条 除市长、副市长、秘书长直接交办事项、紧急事项和必须直接报送的机密事项外,不得以机关名义向市政府领导个人报送公文。否则视为未报市政府,按程序重新办理。

第十七条 正确使用“请示”与“报告”文种。“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。

第十八条 受双重领导的机关向市政府行文,应当写明主送机关和抄送机关。市政府向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一级上级机关。

第十九条 请求市政府及其办公厅批转或者发文的事项,应当在“请示”中附发文依据、理由、代拟稿、电子文档及符合要求的移动存储介质。

第二十条 市政府可以与市委、市军分区联合行文;市政府办公厅可以与市委办公厅、市军分区司令部等联合行文,也可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。联合行文机关不宜过多。联合行文应当明确主办机关,主办机关先签署意见,其他机关依次会签;不得使用复印件会签。联合行文应按照党、政、军、群的顺序排列。


第四章 收文办理


第二十一条 收文办理指对各县(市、区)人民政府、市直各单位、市属企业报送市政府的请示、报告,省政府、省政府办公厅(省直各部门、其他不相隶属机构各类来文及密(明)电由办公室承办)来文及密码电报,市长的批示等公文(机要文书科承办)的办理过程,包括签收、登记、分发、审核、批(拟)办、承办、催办、转办、回复等程序。

第二十二条 对下级单位报送市政府或办公厅的公文,机要文书科应当进行初步审核。对不符合行文规则的公文,提出改正意见,改正后受理。

第二十三条 机要文书科承办人员对符合受理要求的公文核实收文时间、来文单位、文件标题、份数和联系方式,并签收登记。

第二十四条 机要文书科承办人员及时填写批办卡,提出公文承办意见,由相关业务科室办理,报分管公文的副秘书长阅批后,属情况性报告,送领导阅知;属请示件需要答复或发文的,报请有关领导阅示后按领导批示办理;对公文内容涉及两个以上科室的,确定主办科室;对有时限要求的,提出办理时限。

第二十五条 各科室应指派专人及时到机要文书科取文,对不属于本科室职责或不适宜承办的公文,应及时退回并说明理由;公文内容涉及两个以上科室职责的,主办科室应主动与有关科室会签。经会签同意并没有分歧意见的,按程序上报。紧急公文应按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对需要反馈的公文,应及时将处理情况和结果反馈机要文书科。

第二十六条 凡呈送市政府的请示事项的文件,业务科室要了解掌握公文的政策背景,与有关单位和部门认真核实情况,综合分析研究后提出简明扼要、完整清晰的拟办意见,对比较复杂、涉及部门多的事项,要书面征求有关方面的意见,认真分析后提出拟办意见。拟办意见经科长审阅后按程序呈报市政府有关领导。

第二十七条 报领导批示的公文,领导应当及时批示。领导审批公文时,对有具体请示事项的,应当明确签署意见、姓名和日期;审批人圈阅视为同意;对没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第二十八条 领导批示后,业务科室承办人对领导批示要及时按程序转下一办理环节。领导批示意见未经允许,不得擅自传播。

第二十九条 凡批转由业务科室办理的公文,不需要协调的一般应在2个工作日内办理完毕;限时办理的请示、报告和其他文件,必须在时限内办完。

第三十条 对下列公文应附有紧急标志:必须在规定时限内办结,随叫、随到、随办的公文;按特提件(只限电报)处理的公文;必须在1个工作日内办结的或必须在3个工作日内办结但审批环节较多的公文;必须在2个工作日内办结的或必须在7个工作日内办结但需要转请有关部门提出意见的公文。

第三十一条 报领导同志批示或转请有关部门办理的公文,有关部门应在要求时间内反馈意见,逾期未复视为同意。特提、特急件和急件的办理,承办人员应直接跟踪、催办,及时提醒、反馈。业务科室承办人员要负责催办,紧急公文跟踪催办重要公文重点催办,一般公文定期催办,防止积压、延误。

第三十二条 机要文书科承办人员根据领导批示,将公文转业务科室有关部门办理。转办时要复印领导批示,提出办理要求,明确办理时限,随文转出。属发文事项,进入发文办理程序。属答复请示事项的,酌情采取复印领导批示、编发领导批示抄清、办公厅便签函复和正式批复等形式答复来文单位并抄送相关部门。

第三十三条 在文件运行过程中,业务科室承办人员要及时跟踪,了解文件审批情况。如属缓办的,业务科室应注明“缓办”退机要文书科留存并告知报文单位及相关人员;属不予审批的,由机要文书科退回报文单位。

第三十四条 在公文呈批过程中,根据领导批示需修改或协调的文件及事项,按领导批示意见办,视为该公文暂已办结。待重新修改或协调意见统一后,再次按程序重新办理。

第三十五条 公文办结后,应注明办理结果。纸质文件应及时归档保存。机要文书科要不定时对公文办理情况进行通报,提出问题,改进工作。



第五章 发文办理


第三十六条 发文办理指以市政府或者市政府办公厅名义制发公文的过程,包括起草、受理、审核、审签、复核、登记、编号、缮印、用印、分发等程序。

第三十七条 业务科室对需以市政府或市政府办公厅名义发文的事项,负责草拟文稿并征求有关部门意见,并报分管工作的副秘书长审核。草拟公文应做到:

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。

(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

(七)应当实用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第三十八条 机要文书科根据《国家行政机关公文处理办法》负责对业务科室起草的公文进行审核制发。审核内容包括:

(一)文稿中的政策观点和需解决的问题,是否符合党和国家的方针、政策、法律法规,要求做什么和不做什么以及怎样做的界限要明确、清楚,如提出新的政策、规定等,应附有说明。

(二)文稿所反映的问题要准确,理由要充分,措施、意见要具有可操作性,涉及有关方面的问题应协调一致,前后内容无矛盾、无疏漏,与以前的有关文件保持衔接,如有冲突,应注明理由和根据。

(三)行文是否确有必要,注重效用;是否照抄照搬上级文件;是否已经会议统一部署或报刊已全文刊登;是否可由部门自行行文。

(四)文稿涉及其他部门的职责,如涉及到机构、编制、经费、土地、资源、行政许可、以政府名义表彰等事项,是否已征求相关部门的意见。

(五)公文审批程序是否完备。

(六)对应由部门自行发文的会议通知、经批准成立的市政府临时议事协调机构领导组一般成员调整的事项,不受理发文。

(七)能以办公厅名义发文的,不以市政府名义发;能以函的形式发文的,不以文件形式发文。

(八)公文文种要与行文目的、发文机关职责与主送机关的行文关系一致;人名、地名、数字、引文、日期等要准确一致;结构层次序数、国家法定计量单位、规范化简称要使用正确;主送机关要准确,抄送机关无错漏;秘密程度、紧急程度要适当;主题词标注要准确;正文、附件、协商会签意见、依据材料要齐全。

第三十九条 文稿送印以前进行发文登记,项目包括日期、拟稿单位、签发人、发文字号、标题、秘密程度、紧急程度、发送范围、印刷份数等。

第四十条 公文一经签发原则上不得改动,如经复核确需对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

第四十一条 公文复核重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式是否统一规范,内容表达是否准确。

第四十二条 承办人员对文稿校对无误后,按照发文范围确定印发份数,签字后付印。

第四十三条 明传电报应及时送市委机要局并做好记录;密电要专人送市委机要局并签字。带有密级的文件及函件要严格编码登记,控制发文范围和印发份数。

第四十四条 文件印出后由机要文书科按发文范围分发。

第四十五条 按照《中华人民共和国政府信息公开条例》有关规定,需向社会公开的文件,由市政府信息公开领导组办公室负责人审核,在市政府网站和其他公众媒体上公布。


第六章 密码电报办理


第四十六条 密码电报的阅办和管理,严格按照国家及省、市有关规定执行。机要文书科负责省政府办公厅、市政府办公厅密码电报的递送和管理,并由专人负责办理。

第四十七条 密码电报办理程序:

(一)承办人员接到密码电报后,当面登记电报秘密等级、紧急程度、来电单位、来电日期、电报文号、电报标题。

(二)承办人员立即填写密电阅办卡片,送分管副秘书长提出拟办意见,按照送阅对象逐一送达领导阅批。

(三)送阅密电时,承办人员应提醒领导秘书及时送阅、妥善存放、避免泄密或散失;如属特急件或主送件,应提请领导抓紧处理。

(四)阅办密电必须在办公室进行(因特殊情况需送阅的,在阅后即交承办人员带回),个人不得抄存、翻印密电。

(五)领导批示有关科室或部门办理的,承办人员转有关业务科室签收,或复印通知有关部门凭工作证签字取件。

(六)领导批示需要发文的,应即转有关科室草拟文稿,按发文程序审批后发文。

(七)对于送阅过程中的密码电报,要随时记载下落,以备查考。领导批示的处理情况要在登记本上及时记载。

第四十八条 密码电报办理规则:

(一)经手人员不得在无保密措施的电话中谈论密码电报内容。

(二)经手人员不得在无保密措施的设备和网络上传输、存储、处理密码电报。

(三)不得携带密码电报前往与工作无关的场所。

(四)不得携带密电作为外出、开会、办事的凭证。

(五)密码电报办理每一环节都要严格履行签字、登记手续。

(六)密码电报须“密来密复”,严禁“密来明复”。

(七)绝密级电报不得复制;机密级、秘密级上级来电确需复制的,从严控制并按规定履行报批手续;其他密码电报确需复制的,应经领导批准。复制的密码电报按原件要求严格管理。

(八)密码电报传输递送须采取安全保密措施,由专人专车递送。

(九)送阅后收回和已传送的密码电报稿均须妥善保管。

(十)要定期检查,及时催办、清退,如遇有丢失、泄密情况,要如实向主管领导汇报,不得隐瞒。

第四十九条 密码电报要专人专柜管理,统一立卷归档。

第七章 特殊情况下公文的办理


第五十条 领导临时在外,遇紧急公文,如在忻州市范围,由业务科室负责送达审签;如领导在外地,应电话请示,并在公文批办卡上注明领导意见后办理,事后送领导补签。涉密文件须按照有关保密规定请示后办理。

第五十一条 领导一段时间外出时,可按领导意见办理或按外出协作分工及授权,报有关协作领导审批。

第五十二条 遇领导安排的紧急事项,应按领导意见及时办理,涉及其他科室时,承办人员须书面转达。

第五十三条 已经市政府常务会议审议通过的文稿,由拟稿单位根据常务会议议定修改后重新报送,直接进入发文程序。

第五十四条 为及时、有效应对突发事件,涉及应急方面的紧急公文可简化程序,由市政府应急办直接办理。


第八章 公文归档


第五十五条 公文办理完毕后须按照《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,定期归档。个人不得保存应当归档的公文。

第五十六条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。

第五十七条 以市政府办公厅为主办单位的联合发文,原件由机要文书科整理(立卷)、归档,非主办单位的联合发文,保存成文。

第五十八条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。

第五十九条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。


第九章 公文管理


第六十条 公文管理应坚持统一管理、保守秘密、便于利用的原则。

第六十一条 公文由市政府办公厅机要文书科统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第六十二条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖机要文书科公文处理专用章。

第六十三条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第六十四条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经过办公厅负责人批准,可以销毁。销毁公文应当定期到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。

第六十五条 机构合并时,全部公文应当随之合并管理。机构撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。


第十章 附 则


第六十六条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第六十七条 本《办法》由市政府办公厅负责解释。

第六十八条 本《办法》自发布之日起施行。